广州律师事务性所办公场所工作规范

2013年5月8日1,474 3224字

广东律师事务所

办公场所工作规范

(200921日起执行)

第一条  为实现本所的规范化管理、促进本所的健康发展,经本所高级合伙人会议讨论通过,特制定本所工作纪律,以规范全体工作人员的行为。

第一章 工作时间

第二条  事务所实行每周5日工作制。每日作息时间为:上午:830分至12时,下午:13时至1730分。

第三条  行政人员、助理、秘书实行上下班考勤制度,月底应当将《考勤统计表》进行公示,并按《考勤统计表》核发工资。

第四条  行政工作人员、律师助理、秘书如因公外出的,应当在其办公台面(或门前)贴出去向便条,以说明外出和返回的时间,无说明又不在办公场所的,按迟到、开小差、早退或旷工论处。

第五条  行政人员、助理、秘书因私请假,需提前向主任或高级合伙人提交《请假条》,经批准后方可;如因病请假,应当提交医院的病历或诊断证明;因情况紧急不能提前提交的,应当在事后补交。

第六条  因私请假的,可以用年休假折抵。年度因私请假的累计时间如果未超过年休假时间的不扣工资,如果超过年休假时间的,则按实际超过的时间扣发工资。病假、法定产假期间不扣工资。

第七条  行政人员、助理、秘书未经请假或请假未获批准而缺勤的为旷工,旷工一天的扣发两天的工资。

第八条  除因公外出外,行政人员、助理、秘书未在规定时间到达事务所超过10分钟的为迟到,提前10分钟离开事务所的为早退,中途擅离工作岗位超过10分钟的为开小差。每次迟到、早退或中途开小差超过一个小时的为旷工半天。每月迟到、早退、开小差达五次的按旷工一日处理。

第九条  负责事务所清洁工作的人员,应当在1730后开始清洁工作,并且在1800时以后方可离所,离所前应当负责确保事务所的全部门窗和电源关闭。

第十条  合伙人以外的其他人员需要加班至1800时以后的,应当有合伙人签字的《加班条》,并由负责锁门的人员登记,确定最后的锁门责任人,否则应当在锁门后离所。

第二章 工作环境

第十一条  全体员工均应当自觉维护办公场所的安静。任何人均不得在工作时间、工作场所吵闹、喧哗。

第十二条  全体员工均应当自觉维护办公场所的卫生和整洁。任何人均不得随意乱扔报纸、纸杯、垃圾等杂物。中午用餐完毕或客户离开后,应立即将饭盒、纸杯等物处理掉以恢复整洁。

第十三条  任何人在使用完会议室后,应当及时清理杂物、摆正桌椅、恢复整洁,以保证其他人能够有一个良好的会客环境;行政人员应当随时协助律师做好整理工作。

第十四条  全体员工均应当自觉维护办公场所的空气清新。吸烟人士严禁在事务所的会议室、他人办公室以及公共区域内吸烟。

第十五条  前台人员应当时常保持前台位置的整洁状态,在接收了报纸、信函和邮件后,应当立即整理上报架,并将信函、邮件等及时转交给收件人。

第十六条  负责清洁工作的人员应当随时保持事务所的清洁,且于每天下午下班后进行事务所内的卫生清洁工作。

第十七条  全体员工严禁在工作时间、办公场所内进行赌博、打牌、下棋等活动。

第三章 仪表举止

第十八条  全体员工应当有一个健康、文明、自信的仪表,在工作时间、工作场所必须穿戴整洁,不得穿拖鞋、短裤、超短裙、吊带衫、露胸衫等服饰。

第十九条  全体员工在工作场所应当保持自己的举止文明、接人待物应当彬彬有礼。不得在工作时间、工作场所化妆、剪指甲、吃东西等。

第二十条  在上班时间任何员工均不得在会议室内、办公台前或沙发上睡觉、躺卧或扒着休息。行政人员的办公室除不在办公室外,上班时必须开启。

第二十一条  前台工作人员接听电话或接待客户来访时应当热情大方、彬彬有礼,不得简单应付或语言粗暴。不得使用总机电话长时间交谈导致总机长时间无人接听。

第二十二条  律师在使用会议室、洽谈室与客户交谈时,前台人员和负责卫生工作的人员应当主动端茶倒水。

第四章  办公资源

第二十三条  使用事务的所电话分机的员工,严禁长时间占用电话线谈论与工作无关的事情,以免影响他人正常使用电话。

第二十四条  严禁任何人在上班时间使用电脑玩游戏、聊天、看电影或在上班时间使用网络下载电影或其他与工作无关的内容。

第二十五条  非本所员工未经同意不得自行使用本所的电话、传真机、打印机、复印机等办公设备。

第二十六条  本所工作人员在使用办公设备时应当遵循爱惜设备、节约用纸(料)、提高效率的原则,不得野蛮使用和随意浪费。

第二十七条  下班后,所有员工在离开办公场所时应当确认所使用的电脑、电(台)灯、空调等电器均已关闭,以节约用电并确保消防安全。午休时间,公共办公区域、通道的照明设备应当关闭(正在工作的部位除外)。

第五章  公共安全

第二十八条  全体工作人员应当增强防火、防盗意识。在上班时或下班时自觉查看应当关闭的门窗是否关闭、应当关闭的电源是否关闭,以确保本所的防火、防盗安全。

第二十九条  最后离开事务所的人员必须将所有的电灯、空调、办公设备的电源全部关闭,查看并确认所有的通道门已经锁上以后才能离开。

第三十条  合伙人和持有事务所门锁钥匙的行政人员应当保证所持钥匙的安全,不得出借、复制给其他人员。如果发生钥匙丢失的情况时,应当立即告诉行政人员更换锁头。由于事务所的门锁由于出借、复制、遗失而造成门锁系统更换的,由责任人承担全部的费用。

第三十一条  除正门外,其他的侧门、消防门通常应当保持锁闭状态,特殊情况下需要使用时,应当在使用完成后及时锁上,由负责卫生工作的人员监督。

第三十二条  负责事务所卫生工作的人员同时也是锁门责任人,在锁门责任人离开时如果仍有人员在加班,应当签字确认有他人代锁。否则,一旦出现有门未锁、财物丢失等情况时,将追究有关责任人的责任。

第六章  保密

第三十三条  本所全体员工对于本所的客户信息、财务资料、业务资料、法律文书、案件资料等均负有保守秘密的义务,未经批准不得随意向外泄露。

第三十四条  行政人员、财务人员不得将其在行政、财务管理过程掌握的高级合伙人的客户信息、财务数据、统计资料等向其他人泄露。

第七章  罚则

第三十五条  对于有下列行为的责任人给予警告,未改正的可处以20-50元的罚款:

1)工作时间在会议室、公共办公区或他人房间内吸烟的;

2)工作时间玩电脑游戏、上网聊天、观看网络视频的;

3)工作时间下载视频、网络电影等与工作无关的大型数字文件,影响他人使用网络的;

4)长时间使用电话聊天、影响他人使用电话的;

5)其他本规定禁止的行为。

第三十六条  对于有下列行为的责任人给予警告,未改正的可处以50-100元的罚款:

1)在事务所内进行赌博、打牌、下棋等活动的;

2)最后离开办公室的人未将全部门锁锁上、但未造成损失的;

3)下班后未将电源关掉、造成室内电器空转的;

第三十七条  对于下列行为的责任人,可给予警告并扣发相应的工资:

1)迟到、早退或旷工的;

2)工作时间外出办私事不请假、或不公示,影响工作的;

第三十八条  对于有下列行为的责任人,经合伙人会议决定,可以给予解除劳动合同(包括其他合同)的处理:

1)年度旷工累计达五日的;

2)多次违反本规定,屡教不改的;

3)违反本规定而给事务所造成重大经济、名誉损失的。

违反本规定而给事务所造成重大经济、名誉损失的,可依法追究民事赔偿责任。

第八章  实施

第三十九条  本规定由合伙人会议负责解释、修改并监督实施。经合伙人会议决定,可以授权二至三名合伙人负责实施、执行,做出处罚决定。

第四十条  受到处罚的员工对处罚决定不服的,可以向合伙人会议书面提出异议。合伙人会议经审查,有二分之一以上的多数认为处罚不当的,有权撤销或变更处罚决定。

第四十一条  本规定于200919日经本所合伙人会议通过,并于200921日开始执行。

第四十二条  注释:

1)本规定所称的“合伙人”不包括事务所内的二级合伙人;

2)本规定所指的“律师助理”包括实习律师、合伙人秘书;已经取得律师执业证的授薪律师是否需要纳入考勤范围由各合伙人自决定。

                                                  广东律师事务所

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